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国际会议管理规定

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一、 国际会议的定义
指与会者来自三个或三个以上国家(含我国)在华举办的会议。主要包括:国际组织委托中国有关机构举行的年会、例会及其它会议;综合性国际组织在华举办的各类会议;涉及某一专门学术领域或是为某一课题举办的国际研讨会。

二、 国际会议预报
每年12月1—31日为次年拟举办国际会议的预报时间,各院、系、研究所及相关部门应在当月填报国际会议预报表格(见国际交流合作处表格下载区)报送次年拟举办地国际会议的基本信息并由主管领导签字盖章后报送国际交流合作处,如无拟举办的国际会议,也需填写好表格并由主管领导签字盖章后送交国际交流合作处存档。由学校国际交流合作处统一归纳信息后预报省主管部门。

三、 国际会议的申报程序
1、 国际会议的主办单位应在会议举办时间的至少九个月前向学校国际交流合作处提供详细的申报材料(参考内容请在国际交流合作处表格下载区下载),包括:(如有英文材料,需提交翻译稿)会议的名称(中英文)、目的、内容、意义、相关背景介绍、主办单位和承办单位、组委会成员名单、学术委员会成员名单、举办的时间、地点、日程、预计参加会议的人数、预计参会的境外代表人数(包括港澳台代表)、拟邀境外代表的信息(姓名、性别、国籍、职务和联系方式)、举办会议的经费来源等。
     如主办单位有意向与国外学术机构联合主办国际学术会议,须事先与外方机构就下列议题取得一致意见:
     会议名称、主题、时间、规模、会标;
     组委会和学术委员会名单、会议主席;
     特邀主题发言人;
     经费预算和注册费标准及资助人员名单(经费预算需提前一年报学校财政经费预算);
     会议程序;
     论文集出版事宜;
2、由国际交流合作处向省有关主管部门提交申请报告。在获得有关主管部门的批复后,国际交流合作处将同意函的复印件转给主办单位。主办单位在获得批准后方能发出论文征集通知和会议邀请函。
3、主办单位的筹备小组开始操办会议的具体工作,对论文的收集、评审及印刷、发放会议邀请函、处理会议回执、落实会场、食宿场所、会场所需器材、组织新闻发布、会议期间的各项安排和会后参观等事宜。
4、主办单位应在会议结束后的两星期内写出总结报告并填写信息统计表(见国际交流合作处表格下载区)送国际交流合作处,以便上报有关主管单位。