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华南师范大学国际会议申报程序

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1.申报单位所递交的申请报告需要学院领导签字盖章并获得学院主管校领导的同意(申请表可从国际交流合作处网站下载)。

2.举办国际学术会议的工作由主办单位牵头,由国际交流合作处、社科处/科技处和相关职能部门协助举办。主办单位有意向与国外学术机构联合主办国际学术会议,须与国际交流合作处和社科处/科技处一起谈妥有关问题,联合与外方机构就下列议题取得一致意见:
1)会议名称、主题、时间、规模、会标;
2)组委会和学术委员会名单、会议主席;
3) 特邀主题发言人;
4) 经费预算和注册费标准及资助人员名单;
5) 会议程序;
6) 论文集出版事宜;
3.主办单位向国际交流合作处提供的申报材料应包括:(如有英文材料,需提交翻译稿)
会议的名称(中英文)、目的、内容、相关背景介绍、主办单位和承办单位、举办的时间、地点、会期、参加会议的总人数、境外代表人数(包括台湾、香港、澳门)、国外代表的国籍和职务、举办经费来源等。
 
4.若会议出席人员有港澳台代表,主办单位应至少提前9个月向学校提出申请,由国际交流合作处会同社科处/科技处报省主管部门并由省教育厅、省外办审核后报送省政府审批。如有港澳台地区的与会代表,需在报送外办前将名单报省港澳办、省台办审核。
 
5.由主办单位成立会议筹备委员会。
 
6.获批准后由主办单位以组委会名义发第一轮征集论文通知。
 
7.论文征集后,由主办单位组织论文评审确定是否录用,并区分档次)即大会宣读、小组宣读和墙报张贴),并发出录用通知,要求对方寄回是否参加会议的回执。
 
8.组委会发出正式的会议邀请函,通知参会者到我驻外使(领)馆办理入境签证手续。
 
9.筹备委员会需做好明确分工,认真落实会场、食宿场所、会场所需器材、组织新闻宣传、会议期间的各项安排和会后参观等事宜。
 
10.主办单位应在会议结束后的两星期内写出总结报告送国际交流合作处,以便上报有关单位存档。