（香港、澳门签注可分别办理三个月内1次或三个月内2次。签注申请次数须与实际出访任务一致。）
（一）中国籍教职工因公短期出访港澳，须至少提前1-2个月（不含寒暑假时间）向国际交流合作处出入境管理科（以下简称出入境管理科）提交以下材料：
序号 | 提交材料 | 具体说明 | 份数 | 备注 |
1 | 出访者下载填写《华南师范大学中国籍教职工赴国（境）外公务出差申报表》，请在“出访内容”一栏声明邀请函并非通过中介机构或旅行社购买，由所在单位党政领导分别在表格签署意见和姓名，并加盖所在单位行政和党委公章。 | 原件一式3份 |
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2 | 副厅级以上人员须填写,“人员派出单位意见”一栏请勿签字盖章，其他栏目须详细填写、不留空, | 一式1份 | ||
3 | 邀请函 | 如邀请函使用文字为英文，则须翻译成中文，翻译件须4份。邀请信上需有邀请人签名或邀请单位盖章。 | 原件1份、复印件3份 | |
4 | 回国后如需到校财务处报销出访费用需提供，须到学校财务处审核。 | 原件一式4份 | ||
5 | 身份证复印件 | 须正反两面复印在同一张A4纸上；外地身份证须提供广州市户口本复印件一式2份。非广州市户口，须到人事处开具“在职证明”原件一式2份，1份交省港澳办审批组，1份校办存档 | 一式2份 | |
6 | 大一寸白底彩色近照 | 光面大一寸白底彩色近照3张。照片中头像耳距：21-24毫米，头部长度：28-33毫米；相片背面用铅笔或圆珠笔清晰书写出访者姓名，请勿使用钢笔或水笔书写，以免墨水沾到相片正面。持有有效因公通行证者，免提交办证相片，须上交该因公通行证原件，已过期未注销、且有效期在2011年1月1日或之后的因公通行证也须上交（否则不能办理新的因公通行证）。有效因公通行证：指距离出访任务结束时间，因公通行证有效期仍在3个月以上。 | 光面大一寸白底彩色近照3张 | |
7 | 在职证明 | 年满60周岁的男性在职人员或年满55周岁的女性在职人员，须到人事处开具“在职证明” | 原件一式2份 |
提交上述申请材料时，要求出访者本人阅读《因公出访纪律要求》并在登记本上亲笔签名。
（二）由国际交流合作处上报学校有关部处领导和主管校领导审批，再上报广东省港澳事务办公室审批。
（三）申报获批后，由出入境管理科为出访者备齐材料代办因公通行证、签注手续（所须时间为5个工作日至一个月不等）。
（四）自行购买境外保险。购买保险的链接如下：https://b2b.allianz.cn/ms/BA100194_03/home
（购买后请自助打印保单并在线申请报账需用的电子发票）。出访者也可自行选择购买其他保险，但必须先询国际处保险内容的相关要求。出访者在领取护照时需提交境外保险保单复印件给出入境管理科。
另，若出访者本人在提交申请材料时未阅读《因公出访纪律要求》及在登记本上亲笔签名，则须在领取因公护照前补办此手续。
（五）出访者须在出访归来3天内将因公通行证交回出入境管理科，个人不得保存因公通行证。
（六）返校后，如需到学校财务处报账，需备齐以下资料：华南师范大学因公临时出国(境）费用预算表、邀请信、会议通知、因公通行证首页/签注页/出入境章所在页复印件、车票原件等，以及财务处要求提交的其他材料。另需提供省港澳办签发的《任务批件》复印件（因公通行证交回出入境管理科后方可领取）。