（一） 随外单位组团出访，只须我校出具《同意函》。具体程序如下：
1、出访者须提交的材料：
| 序号 | 提交材料 | 具体说明 | 份数 | 备注 |
|---|---|---|---|---|
1 | 提前15个以上工作日(不含寒暑假时间)，提交《华南师范大学中国籍教职工赴国（境）外公务出差申报表》至国际交流合作处出入境管理科。请在“出访内容”一栏声明邀请函并非通过中介机构或旅行社购买，由所在单位党政领导分别在表格签署意见和姓名，并加盖所在单位行政和党委公章。 | 原件一式2份 |
| |
2 | 回国后如需到校财务处报销出访费用需提供，须到学校财务处审核。 | 原件一式5份 | ||
3 | “人员派出单位意见”一栏请勿签字盖章，其他栏目须详细填写、不留空，待主管校领导审批、签章完成后，由出访者到出入境管理科领回。 | 原件一式2份 | ||
4 | 组团通知 | 一式5份（含原件1份） | ||
5 | 征求意见函 | 一式5份（含原件1份） | ||
6 | 邀请函 | 如邀请信原文为邀请国本土文字，请另交中文翻译件1份 | 复印件5份 | |
7 | 组团单位出具的日程表 | 一式四份 | ||
8 | 正反面身份证复印件 | 一式两份 | ||
9 | 在职证明 | 年满60周岁的男性在职人员或年满55周岁的女性在职人员，须到人事处开具“在职证明”（由校办存档） | 原件一式1份 | |
| 10 | 广东省因公出访纪律责任书 | 每个团组只需上交一份，上面需有团长及每位团员的签名。 | 一式1份 |
2.出访者本人阅读《因公出访纪律要求》并在登记本上亲笔签名。
3.出入境管理科负责填写《华南师范大学个人赴国（境）外公务出差审批表》并送呈校内有关部处及主管校领导审批。
4.校内有关部处及主管校领导审批完成后，由校办出具《同意函》，出访者到出入境管理科领取《同意函》并交给组团单位。
5.由组团单位申办《出国任务确认件》或《出国任务批件》。
6.由组团单位申办《因公护照》及签证。
7.由组团单位为出访者购买境外保险（须交保单复印件到出入境管理科），或自行购买保险，自行购买保险的链接如下： https://b2b.allianz.cn/ms/BA100194_03/home
（购买后请自助打印保单并在线申请报账需用的电子发票）。出访者也可自行选择购买其他保险，但必须先询国际处保险内容的相关要求。出访者在领取护照时需提交境外保险保单复印件给出入境管理科。
8.出访者须在出访归来3天内将因公护照交回出入境管理科，个人不得保存因公护
照。
注意：须在回国后7天内，提交内容详细的《出访情况及成效报告》1份至出入境管理科。纸质版请加盖所在单位公章，电子版请发至邮箱：wsh4@scnu.edu.cn（请注意对邮件主题及附件名称进行清晰命名）。
9. 返校后，如需到学校财务处报账，需备齐以下资料：华南师范大学因公临时出国(境）费用预算表、邀请信、会议通知、因公护照首页/签证页/出入境章所在页复印件、登机牌原件等，以及财务处要求提交的其他材料。另需提供《出国任务批件》复印件（请向组团单位索取）。
（二） 随外单位组团出访，须由我校报批及办理因公护照（不含签证）或因公护照（含签证）。程序如下：
1.出访者须提前2-3个月（不含寒暑假时间）向国际交流合作处出入境管理科提交以下材料：
序号 | 提交材料 | 具体说明 | 份数 | 备注 |
1 | 出访者填写《华南师范大学中国籍教职工赴国（境）外公务出差申报表》，请在“出访内容”一栏声明邀请函并非通过中介机构或旅行社购买，由所在单位党政领导分别在表格签署意见和姓名，并加盖所在单位行政和党委公章 | 原件一式2份 |
| |
2 | 回国后如需到校财务处报销出访费用需提供，须到学校财务处审核。 | 原件一式5份 | ||
3 | “人员派出单位意见”一栏请勿签字盖章，其他栏目须详细填写、不留空 | 一式2份 | ||
4 | 任务通知书 | 一式5份（含原件1份） | 6-12项请向组团单位索取
| |
5 | 任务批件 | 一式5份（含原件1份） | ||
6 | 出访团组人员名单 | 一式5份（含原件1份） | ||
7 | 征求意见函 | 一式5份（含原件1份） | ||
8 | 组团通知 | 一式5份（含原件1份） | ||
9 | 组团单位出具的日程表 | 须由我校办理签证者，另须将电子版发至出入境管理科办证邮箱：wsh4@scnu.edu.cn；请注意对邮件主题及附件名称进行清晰命名 | 一式5份（含原件1份） | |
10 | 组团单位出具的费用清单 | 一式5份（含原件1份） | ||
11 | 邀请信 | 电子版请发至出入境管理科办证邮箱：wsh4@scnu.edu.cn；请注意对邮件主题及附件名称进行清晰命名 | 一式5份 | |
12 | 身份证复印件 | 身份证复印件2份（须正反两面复印在同一张A4纸上；外地身份证须提供广州市户口本复印件一式2份；非广州市户口，须到人事处开具“在职证明”原件一式2份）。 | 2份 | |
13 | 护照相片、护照相片回执 | 护照相片2张，须白底光面大一寸（相片背面用铅笔或圆珠笔清晰书写出访者姓名，请勿使用钢笔或水笔书写，以免墨水沾到相片正面）。护照相片回执1张，具体要求请查阅《因公电子护照数字相片及回执提交要求》。 注意：持有有效因公护照者，免提交护照相片及回执，须上交该因公护照原件，已过期未注销的因公护照也须上交（否则不能办理新的因公护照）。有效因公护照：指距离出访任务结束时间，护照有效期仍在6个月以上；出访美国的，须确保距离出访任务结束时间，护照有效期仍在9个月以上。 | 护照相片2张、护照相片回执1张 | |
14 | 在职证明 | 年满60周岁的男性在职人员或年满55周岁的女性在职人员，须到人事处开具“在职证明” | 一式3份 | |
15 | 《签证用个人出访情况表》，电子版请发至出入境管理科办证邮箱：wsh4@scnu.edu.cn；请注意对邮件主题及附件名称进行清晰命名）。 | 一式1份 | ||
16 | 办理签证须提交的其它材料：请参照“各国签证要求”，与上述材料一同上交 | 1、“各国签证要求”是各国使、领馆对于签证申请者提出的要求，并非省外办或我校的要求；我校教职工所持的因公护照全称为“公务普通护照”，凡“各国签证要求”中注明“公务普通护照免签”的，则出访者不需提交相应的“签证材料”。 | 每个团组只需上交一份，上面需有团长及每位团员的签名。下载地址：http://io.scnu.edu.cn/a/20190221/1386.html | |
| 17 | 广东省因公出访纪律责任书 | 每个团组只需上交一份，上面需有团长及每位团员的签名。 | 一式1份 | 下载地址：http://io.scnu.edu.cn/a/20190221/1386.html |
提交上述申请材料时，要求出访者本人阅读《因公出访纪律要求》并在登记本上亲笔签名。
2.由国际交流合作处上报学校有关部处领导和主管校领导审批，再上报广东省外事办审批。
3.申报获批后，由出入境管理科代办因公护照/签证手续，所需时间为5个工作日至一个月不等，视各国使、领馆办理签证所需时日及文件往返所需时日而定；办理美国签证，未能豁免面谈且需要接受行政审查的申请人，须比一般的申请人预留多一个月以上的签证时间。
4. 出访手续（含审批、因公护照、签证手续）办理完毕，出入境管理科会给出访者发通知邮件，出访者完成以下事项后可到出入境管理科领取因公护照（含签证及其他必备材料）：1)到学校财务处通过校内转账或缴交现金的方式缴纳签证费。（签证费因出访国不同而不同，具体金额在通知领取护照的邮件中告知。国际交流合作处部门码：421，签证费项目代码：441158。）
2)自行购买境外保险（如因签证需要已提前购买境外保险手续，则不用重复购买）。购买保险的链接如下：https://b2b.allianz.cn/ms/BA100194_03/home
（购买后请自助打印保单并在线申请报账需用的电子发票）。出访者也可自行选择购买其他保险，但必须先询国际处保险内容的相关要求。出访者在领取护照时需提交境外保险保单复印件给出入境管理科。
另，若出访者本人在提交申请材料时未阅读《因公出访纪律要求》及在登记本上亲笔签名，则须在领取因公护照前补办此手续。
5.出访者须在出访归来3天内将因公护照交回出入境管理科，个人不得保存因公护照。
注意：须在回国后7天内，提交内容简明的《因公出访团组情况通报》1份（具体格式请查看专栏：http://202.116.45.200/wsh/plus/list.php?tid=60）以及内容详细的《出访情况及成效报告》1份至出入境管理科。凡因公出国团组人员多于1人的，可以只提交内容汇总的《通报》及《报告》各一式1份。纸质版请加盖所在单位公章，电子版请发至邮箱：wsh4@scnu.edu.cn（请注意对邮件主题及附件名称进行清晰命名）。
6.回国后，如需到学校财务处报账，需备齐以下资料：华南师范大学因公临时出国(境）费用预算表、邀请信、会议通知、因公护照首页、签证页、出入境章所在页复印件、登机牌原件等，以及财务处要求提交的其他材料。另需提供省外办签发的《任务批件》复印件（因公护照、《出访团组情况通报》、《出访情况及成效报告》交至出入境管理科后方可领取）。