一、因公出访证件的管理部门
因公出国/境证件包括《公务普通护照》（以下简称“因公护照”）和《因公往来香港澳门特别行政区通行证》（以下简称“因公通行证”），按上级规定由学校国际交流合作处/港澳台办公室进行管理。
二、因公出访证件的收缴
1. 持因公出访证件出访者，须在完成出访任务后3天内将因公出访证件交由国际交流合作处/港澳台办公室统一保管。如在寒暑假期间出访，出访者可以在寒暑假结束后3天内到国际交流合作处/港澳台办公室办理因公出访证件交还手续。
2. 因公出国人员还须按要求填写《出国团组情况登记表》。
3. 因公赴港澳执行公务人员，如持用多次往返签注、且确因工作需要随时前往港澳，报广东省港澳事务办公室备案后，可暂由持证人自行妥善保管，防止遗失、被盗抢或损坏。如不再随时出境，须将因公通行证按规定时限交回国际交流合作处/港澳台办公室。
4. 逾期不交者，按上级有关规定视情节轻重采取必要措施，停止受理其办证申请。
5. 因工作调动离开学校或因离/退休等原因离职的，须将因公出访证件按规定时限交回。
三、因公出访证件遗失、损坏的处理办法
（一）在国、境外遗失因公出访证件的处理办法
1. 在国、境外遗失因公护照的处理办法
因公护照是重要的国籍、身份证件，持照人应妥善保管，避免遗失或被窃。因公护照在国外遗失或被窃，持照人应立即向当地警察机关报案，并及时向国际交流合作处报告，同时将报案回执和有关遗失或被窃的详情书面报告，连同含中国国籍有关证明、居住国合法身份证明或有效居留证件、申请表格、三张两寸免冠正面近照等材料呈交中国驻当地使领馆或外交部授权的有关机构。由中国驻当地使领馆或有关机构审核并反馈国内发照机关核实后，按规定补发旅行证件回国。
回国后应第一时间将在国、境外补发的旅行证件、个人手写检讨书、出访者所在单位书面报告（由单位主管签字、加盖单位公章）及罚金若干（金额按上级规定）交给国际交流合作处，由国际交流合作处呈报广东省人民政府外事办公室办理有关手续。
2.在境外遗失因公通行证的处理办法
因公通行证是因公赴港澳人员的身份证件，持证人应妥善保管，避免遗失或被窃。因公通行证在境外遗失或被窃，应立即向当地警察机关报案，并及时向港澳台办公室报告，同时将报案回执和有关遗失或被窃的详情书面报告，连同身份证明或其它有效身份证件、申请表格、三张两寸免冠正面近照等材料呈交外交部驻香港/澳门特派员公署领事部。由外交部驻香港/澳门特派员公署领事部审核并反馈中国境内发照机关核实后，按规定补发旅行证件返回内地。
返回内地后应第一时间将在境外补发的旅行证件、个人手写检讨书及出访者所在单位书面报告（由单位主管签字、加盖单位公章）交给港澳台办公室，由港澳台办公室呈报广东省人民政府港澳事务办公室办理有关手续。
（二）在境内遗失因公出访证件的处理办法
因公护照/通行证在境内遗失或被窃的，应立即向当地警察机关报案，并及时向国际交流合作处/港澳台办公室报告，同时将报案回执、个人手写检讨书、出访者所在单位书面报告（由单位主管签字、加盖单位公章）及罚金若干（金额按上级规定）交给国际交流合作处/港澳台办公室，由国际交流合作处/港澳台办公室呈报广东省人民政府外事/港澳事务办公室办理有关手续。
（三）因公出访证件损坏后的处理办法
因公护照/通行证因故损坏的，应立即向国际交流合作处/港澳台办公室报告，同时将个人手写检讨书、出访者所在单位书面报告（由单位主管签字、加盖单位公章）及损坏的因公护照/通行证交给国际交流合作处/港澳台办公室，由国际交流合作处/港澳台办公室呈报广东省人民政府外事/港澳事务办公室办理有关手续。