1.提前一个月（不含寒暑假时间），填写《华南师范大学学生因公出国（境）申报表》（原件一式3份），并提交至国际交流合作处出入境管理科；由国际交流合作处领导审批签章后，出入境管理科、研究生处或学生处、出访人所在单位各持1份。出访者自行复印1份备用。
2.提交邀请信复印件1份。如邀请信原文为邀请国本土文字，请另交中文翻译件1份。邀请信上需有邀请人签名或邀请单位盖章。
3.提交党组织政审意见材料1份，要学院党委书记签字并盖公章。
4.提交《华南师范大学因公临时出国(境)费用预算表》3份。
5.出访者本人阅读《因公出访纪律要求》并在登记本上亲笔签名。
6.出访者自行购买境外保险（须交保单复印件到出入境管理科）。
购买保险的链接如下：https://b2b.allianz.cn/ms/BA100194_03/home
（购买后请自助打印保单并在线申请报账需用的电子发票）。出访者也可自行选择购买其他保险，但 必须先询国际处保险内容的相关要求。
7. 出访者自行办理因私护照、签证或因私通行证、签注（提醒：因私签注只能在港澳停留不超过7天）。
8. 返校后，如需到学校财务处报账，需备齐以下资料： 《华南师范大学因公临时出国(境)费用预算表》、邀请信、会议通知、因私护照/通行证首页复印件、签证/注页复印件、出入境章所在页复印件、登机牌原件、车票原件等，以及财务处要求提交的其他材料。另需提供出访者自行存留的《华南师范大学学生因公出国（境）申报表》复印件。