中国籍教职工持因公护照短期(90天以下,不含90天)赴国外公务出差申办程序(2019年12月更新)

(一)中国籍教职工因公短期出国,须提前3个月(不含寒暑假时间;签证须送北京办理的,材料提交时间须再提前1-2个月)向国际交流合作处出入境管理科(以下简称出入境管理科)提交以下材料:

 

序号提交材料具体说明份数备注

1

华南师范大学中国籍教职工赴国(境)外公务出差申报表

请在“出访内容”一栏声明邀请函并非通过中介机构或旅行社购买,由所在单位党政领导分别在表格签署意见和姓名,并加盖所在单位行政和党委公章。

原件一式3份


2

行程表

行程表不要出现“参观”、“考察”、“观摩”这些字眼及入住酒店等与公务无关的信息;中、外文电子版还须发至出入境管理科办证邮箱:wsh4@scnu.edu.cn;   邮件主题及附件命名要求同上(详见上文蓝色字体部分)。行政性出访一个国家时间须控制在5天以内(含5天),包括路程;二个国家8天以内(含8天),包括路程;一次出访不得超过两个国家。学术性出访时间要求可适当放宽。日程安排第一天须包括离开中国大陆,最后一天包括到达中国大陆。须详细写明:所有航班号及起飞、降落时间;每天上午、下午的具体公务内容;中转地、中转方式等详细信息;所有出访目的地和途径地,应写明所在国家/地区名称和城市名。可参考行程安排模板(详见相关下载专栏)。
  赴日本出访须提供“滞在予定表”原件(三个月有效),加盖公司章(方章)或法人章(圆章-内盖有株式会社字样),必须从日本国本土发出,本土文字,并译成中文,日文件、翻译件各一式5份。

一式4份

 

 

 

3

 

华南师范大学因公临时出国(境)费用预算表

回国后如需到校财务处报销出访费用需提供,须到学校财务处审核。

原件一式5份

4

因公临时出国人员备案表

所有项目按要求填写,“人员派出单位意见”一栏请勿签字盖章,其他栏目须详细填写、不留空

一式1份

5

邀请信

1、必须从受访国本土发出,本土文字或英文,并译成中文。中、外文
  邀请信各一式5份。邀请信上须有邀请人手写签名、邀请方的联系电话及详细通讯地址。中、外文邀请信电子版还须发至出入境管理科办证邮箱:
wsh4@scnu.edu.cn;邮件主题请以“出访者姓名+出访国家名称”命名;附件请以“出访者姓名+文件名称(如‘邀请信’、‘签证用出访人员情况表’等)”命名。
  2、其中,出访日本,须提供“招聘理由书”原件(三个月有效),加盖公司章(方章)或法人章(圆章-内盖有株式会社字样),必须从日本国本土发出,本土文字,并译成中文,原件、翻译件各一式5份。国际会议或政府邀请,“招聘理由书”只盖方章;文化学术交流可盖私章(圆章),但须提供邀请人日文在职证明原件。
  3、出访韩国,邀请信原件中须写明邀请方的事业者登陆号码或固有号码,且须同时提供邀请方的事业者登陆证或固有代码证(事业者登陆证相当于韩方的营业执照,固有代码证相当于韩方的组织机构代码证)复印件1份。
韩国邀请函(邀请函需附上赴韩日程表)上的邀请方信息必须跟事业者登陆证上的信息完全一致。

   韩国领事馆要求韩国邀请信中必须包含这句话(在韩国停留期间,邀请人需保证受邀请人将遵守法律法规,按时归国,如有违法行为,邀请人将承担相应法律责任。)如果没有这句话会影响签证正常办理。

  注意:接外交部领事司关于《因公电子护照打印制作规范》的通知,新申办的因公电子护照信息录入时,如遇发音为“LV”(如“吕”)和“NV”(如“女”)的汉字,其护照上的拼音将分别改为“LYU”和“NYU”。因公团组国外邀请信上的人员拼音亦须按此规范执行,请在准备相关申签材料(机票订单、机票、酒店订单、保险单据等)时亦按上述规范的拼音书写要求办理。已颁发的姓名拼音带有“LV”“NV”的因公护照在其有效期内仍可继续使用,邀请信等其他材料上的人员姓名拼音,应与已颁发的因公护照上的姓名拼音一致。

中外文各5份

日韩邀请信模板

6

论文摘要

参加会议者,须提供参会论文摘要,论文被录用通知(中英文)

各一式3份


7

身份证复印件

须正反两面复印在同一张A4纸上;外地身份证须提供广州市户口本复印件一式2份;非广州市户口,须到人事处开具“在职证明”原件一式2份)。

一式2份

办理韩国签证共须提交3张身份证复印件

8

签证用个人出访情况

按出访的国家,选择并填写表格,电子版请发至出入境管理科办证邮箱:wsh4@scnu.edu.cn;邮件主题及附件命名要求同上。

一式1份


9

护照相片彩色回执

须护照相片彩色回执1张,回执正面签名框内需正楷签名。

注意:持有有效因公护照者,免提交护照回执。有效因公护照:指距离出访任务结束时间,护照有效期仍在6个月以上;出访美国的,须确保距离出访任务结束时间,护照有效期仍在9个月以上。

1张


10

在职证明

年满60周岁的男性在职人员或年满55周岁的女性在职人员,须到人事处开具(校办、省外办审批处、省外办护照签证处各存留一份)。

原件一式3份


11

办理签证须提交的材料:请参照“各国签证要求”,与上述材料一同上交

1、“各国签证要求”是各国使、领馆对于签证申请者提出的要求,并非省外办或我校的要求;我校教职工所持的因公护照全称为“公务普通护照”,凡“各国签证要求”中注明“公务普通护照免签”的,则出访者不需提交相应的“签证材料”。
  
2、《各国签证要求》中“相片”、“邀请信”、“其他必须材料”3个栏目中提及的以下材料需要出访者准备并交至出入境管理科(其他栏目要求的材料,原则上由出入境管理科准备):
  
A.相片:即签证用相片(不同于护照相片;相片背面用铅笔或圆珠笔清晰书写出访者姓名,请勿使用钢笔或水笔书写,以免墨水沾到相片正面),份数及规格参照《各国签证要求》中“相片”一栏的说明。
  
B.邀请信:提及“原件”2字的,必须提交从受访国本土邮寄过来的邀请信原件(须有邀请人的亲笔签名;部分国家还要求邀请信原件中提及详细日程安排,或要求邀方加盖公章);如遇到邀请方无法提供邀请信原件的情况,须由邀请方或出访者亲自与受访国驻华使、领馆联系,取得相应驻华使、领馆签证官“同意受理签证申请”的许可;并向出入境管理科提交书面《情况说明》,该说明中必须提供同意受理该签证申请的签证官的全名及联系电话,落款为出访者本人的亲笔签名。《情况说明》电子版请发至出入境管理科办证邮箱:wsh4@scnu.edu.cn;邮件主题及附件命名要求同上。
  “邀请信”一栏未提及“原件”2字的,则复印件或传真件即可。
  
C.其他必须材料:
  
《中文在职证明》请到人事处开具;《在职证明》、《派遣函》或《派出证明》未要求提交中文版的,则为外文版,外文版的由出入境管理科出具;
  
提及出访方《组织机构代码证》的,由出入境管理科向校办申请(但出入境管理科没有权限为办理因私出国手续的教职工申请《组织机构代码证》)。
  
提及“保单”的,如出访者已自行购买境外保险,请按要求提交保单;如出访者未有境外保险保单的,可由出入境管理科代。

3、申请美国签证面谈地点:美国驻广州总领事馆领事部客人出入口
  
地址:天河区珠江新城华夏路,(靠近地铁3号线或5号线珠江新城站B1出口)
  
4、申请英国签证打指模地址:珠江新城珠江西路5号广州国际金融中心22层

5、申请巴西签证自送签证材料地址:天河区珠江新城华夏路10号富力中心1403室巴西联邦共和国驻广州总领事馆



 12出国人员名单


13

广东省因公出访纪律责任书

每个团组只需上交一份,上面需有团长及每位团员的签名

一式1份





提交上述申请材料时,要求出访者本人阅读《因公出访纪律要求》并在登记本上亲笔签名。

(二)未持有有效因公护照的出访人,须报出入境管理科进行网上预约后,凭预约短信自行到省外办打指纹。

(三)由国际交流合作处上报学校有关部处领导和主管校领导审批,再上报广东省外事办审批。

(四)申报获批后,由出入境管理科代办护照、签证手续,所需时间为5个工作日至一个月不等,视各国使、领馆办理签证所需时日及文件往返所需时日而定;办理美国签证,未能豁免面谈且需要接受行政审查的申请人,须比一般的申请人预留多一个月以上的签证时间。

(五)出访手续(含审批、因公护照、签证手续)办理完毕,出入境管理科会给出访者发通知邮件,出访者完成以下事项后可到出入境管理科领取因公护照(含签证及其他必备材料):

1.到学校财务处通过校内转账或缴交现金的方式缴纳签证费。(签证费因出访国不同而不同,具体金额在通知领取护照的邮件中告知。国际交流合作处部门码:421,签证费项目代码:441158。)
2.自行购买境外保险(如因签证需要已提前购买境外保险手续,则不用重复购买)。购买保险的链接如下:
https://b2b.allianz.cn/ms/BA100194_03/home 
(购买后请自助打印保单并在线申请报账需用的电子发票)。出访者也可自行选择购买其他保险,但必须先询国际处保险内容的相关要求。出访者在领取护照时需提交境外保险保单复印件给出入境管理科。
另,若出访者本人在提交申请材料时未阅读《因公出访纪律要求》及在登记本上亲笔签名,则须在领取因公护照前补办此手续。

(六)出访者须在出访归来3天内将因公护照交回出入境管理科,个人不得保存因公护照。
注意:须在回国后7天内,提交内容简明的《因公出访团组情况通报》1份(具体格式请查看专栏:
http://io.scnu.edu.cn/yingongchufangtuanzuqingkuangt/ 以及内容详细的《出访情况及成效报告》1份至出入境管理科。凡因公出国团组人员多于1人的,可以只提交内容汇总的《通报》及《报告》各一式1份。纸质版请加盖所在单位公章,电子版请发至邮箱:wsh4@scnu.edu.cn(请注意对邮件主题及附件名进行清晰命名)。

(七)回国后,如需到学校财务处报账,需备齐以下资料:华南师范大学因公临时出国(境)费用预算表、邀请信、会议通知、因公护照首页/签证页/出入境章所在页复印件、登机牌原件等,以及财务处要求提交的其他材料。另需提供省外办签发的《任务批件》复印件(因公护照、《出访团组情况通报》、《出访情况及成效报告》交至出入境管理科后方可领取)。