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中国籍教职工持因公护照短期(90天以下,不含90天)赴国外公务出差申办程序(2017年5月23日更新)

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(一)中国籍教职工因公短期出国,须提前3个月(不含寒暑假时间;签证须送北京办理的,材料提交时间须再提前1-2个月)向国际交流合作处出入境管理科(以下简称出入境管理科)提交以下材料:

 






序号

提交材料

具体说明

份数

备注

1

华南师范大学中国籍教职工赴国(境)外公务出差申报表

请在“出访内容”一栏声明邀请函并非通过中介机构或旅行社购买,由所在单位党政领导分别在表格签署意见和姓名,并加盖所在单位行政和党委公章。

原件一式2份

1-6项材料,请登录“华南师范大学因公出访管理系统http://ygcf.scnu.edu.cn/Main  ”填写并打印表格

2

行程表

中、外文电子版还须发至出入境管理科办证邮箱:wsh4@scnu.edu.cn;   邮件主题及附件命名要求同上(详见上文蓝色字体部分)。出访一个国家时间须控制在5天以内(含5天),包括路程;二个国家8天以内(含8天),包括路程;一次出访不得超过两个国家。日程安排第一天须包括“离开中国大陆”,最后一天包括“到达中国大陆”。须详细写明:所有航班号及起飞、降落时间;每天上午、下午的具体公务内容;中转地、中转方式等详细信息;所有出访目的地和途径地,应写明所在国家/地区名称和城市名。可参考“行程安排模板”(详见“相关下载”专栏)。
 
赴日本出访须提供“滞在予定表”原件(三个月有效),加盖公司章(方章)或法人章(圆章-内盖有株式会社字样),必须从日本国本土发出,本土文字,并译成中文,日文件、翻译件各一式5份。

一式5份

3

省外办审批用财务证明

回国后如需到校财务处报销出访费用需提供,用华师大信签纸打印,须加盖校财务处公章。

原件一式3份

4

校内审批用财务证明

回国后如需到校财务处报销出访费用需提供,用A4复印纸打印,须加盖二级单位及校财务处公章。

原件一式2份

5

短期因公出访人员登记表


一式1份

6

因公临时出国人员备案表

所有项目按要求填写,“人员派出单位意见”一栏请勿签字盖章,其他栏目须详细填写、不留空

一式1份

7

邀请信

1、必须从受访国本土发出,本土文字或英文,并译成中文。中、外文
 
邀请信各一式5份。邀请信上须有邀请人手写签名、邀请方的联系电话及详细通讯地址。中、外文邀请信电子版还须发至出入境管理科办证邮箱:wsh4@scnu.edu.cn;邮件主题请以“出访者姓名+出访国家名称”命名;附件请以“出访者姓名+文件名称(如‘邀请信’、‘签证用出访人员情况表’等)”命名。
 
2、其中,出访日本,须提供“招聘理由书”原件(三个月有效),加盖公司章(方章)或法人章(圆章-内盖有株式会社字样),必须从日本国本土发出,本土文字,并译成中文,原件、翻译件各一式5份。国际会议或政府邀请,“招聘理由书”只盖方章;文化学术交流可盖私章(圆章),但须提供邀请人日文在职证明原件。
 
3、出访韩国,邀请信原件中须写明邀请方的事业者登陆号码或固有号码,且须同时提供邀请方的事业者登陆证或固有代码证(事业者登陆证相当于韩方的营业执照,固有代码证相当于韩方的组织机构代码证)复印件1份。
 
注意:接外交部领事司关于《因公电子护照打印制作规范》的通知,新申办的因公电子护照信息录入时,如遇发音为“LV”(如“吕”)和“NV”(如“女”)的汉字,其护照上的拼音将分别改为“LYU”和“NYU”。因公团组国外邀请信上的人员拼音亦须按此规范执行,请在准备相关申签材料(机票订单、机票、酒店订单、保险单据等)时亦按上述规范的拼音书写要求办理。已颁发的姓名拼音带有“LV”“NV”的因公护照在其有效期内仍可继续使用,邀请信等其他材料上的人员姓名拼音,应与已颁发的因公护照上的姓名拼音一致。

中外文各5份


8

论文摘要

参加会议者,须提供参会论文摘要,论文被录用通知(中英文)

各一式3份


9

情况说明函

出访一个国家上限为5天,包括路程;二个国家上限为8天,包括路程;超出上述出访时间的,须以华南师范大学的名义写一份详细的情况说明函。简介出访者的研究领域、出访的必要性、对今后工作的影响等,重点阐述延长时间的必要性以及出访期间具体的工作任务或安排,如因无直达航班需延长时间的,须详细写明各航班的中转地点、接驳时间及耗时时长。厅级干部变更年度出访计划也须提交详细的《情况说明》。抬头写省外办出国管理处,落款写华南师范大学,用华师大信签纸打印。

原件一式2份


10

身份证复印件

须正反两面复印在同一张A4纸上;外地身份证须提供广州市户口本复印件一式2份;非广州市户口,须到人事处开具“在职证明”原件一式2份)。

一式2份


11

签证用个人出访情况表

按出访的国家,选择并填写表格,电子版请发至出入境管理科办证邮箱:wsh4@scnu.edu.cn;邮件主题及附件命名要求同上(详见上文蓝色字体部分)。

一式1份

 http://io.scnu.edu.cn/a/20150825/23.html 

12

护照相片

须白底光面大一寸(相片背面用铅笔或圆珠笔清晰书写出访者姓名,请勿使用钢笔或水笔书写,以免墨水沾到相片正面)。护照相片回执1张,具体要求请查阅《因公电子护照数字相片及回执提交要求》。
 
注意:持有有效因公护照者,免提交护照相片及回执,须上交该因公护照原件,已过期未注销的因公护照也须上交(否则不能办理新的因公护照)。有效因公护照:指距离出访任务结束时间,护照有效期仍在6个月以上;出访美国的,须确保距离出访任务结束时间,护照有效期仍在9个月以上。

2


13

在职证明

年满60周岁的男性在职人员或年满55周岁的女性在职人员,须到人事处开具(校办、省外办审批处、省外办护照签证处各存留一份)。

原件一式3份


14

办理签证须提交的材料:请参照“各国签证要求”,与上述材料一同上交

1、“各国签证要求”是各国使、领馆对于签证申请者提出的要求,并非省外办或我校的要求;我校教职工所持的因公护照全称为“公务普通护照”,凡“各国签证要求”中注明“公务普通护照免签”的,则出访者不需提交相应的“签证材料”。
  2
、《各国签证要求》中“相片”、“邀请信”、“其他必须材料”3个栏目中提及的以下材料需要出访者准备并交至出入境管理科(其他栏目要求的材料,原则上由出入境管理科准备):
  A.
相片:即签证用相片(不同于护照相片;相片背面用铅笔或圆珠笔清晰书写出访者姓名,请勿使用钢笔或水笔书写,以免墨水沾到相片正面),份数及规格参照《各国签证要求》中“相片”一栏的说明。
  B.
邀请信:提及“原件”2字的,必须提交从受访国本土邮寄过来的邀请信原件(须有邀请人的亲笔签名;部分国家还要求邀请信原件中提及详细日程安排,或要求邀方加盖公章);如遇到邀请方无法提供邀请信原件的情况,须由邀请方或出访者亲自与受访国驻华使、领馆联系,取得相应驻华使、领馆签证官“同意受理签证申请”的许可;并向出入境管理科提交书面《情况说明》,该说明中必须提供同意受理该签证申请的签证官的全名及联系电话,落款为出访者本人的亲笔签名。《情况说明》电子版请发至出入境管理科办证邮箱:wsh4@scnu.edu.cn;邮件主题及附件命名要求同上(详见上文蓝色字体部分)。
 
“邀请信”一栏未提及“原件”2字的,则复印件或传真件即可。
  C.
其他必须材料:
 
《中文在职证明》请到人事处开具;《在职证明》、《派遣函》或《派出证明》未要求提交中文版的,则为外文版,外文版的由出入境管理科出具;
 
提及出访方《组织机构代码证》的,由出入境管理科向校办申请(但出入境管理科没有权限为办理因私出国手续的教职工申请《组织机构代码证》)。
 
提及“保单”的,如出访者已自行购买境外保险,请按要求提交保单;如出访者未有境外保险保单的,可由出入境管理科代。

3、申请美国签证面谈地点:美国驻广州总领事馆领事部客人出入口
 
地址:天河区珠江新城华夏路,(靠近地铁3号线或5号线珠江新城站B1出口)
  4
、申请英国签证打指模地址:珠江新城珠江西路5号广州国际金融中心22

5、申请巴西签证自送签证材料地址:天河区珠江新城华夏路10号富力中心1403室巴西联邦共和国驻广州总领事馆
 
 

 



提交上述申请材料时,要求出访者本人阅读《因公出访纪律要求》并在登记本上亲笔签名。

 

(二)未持有有效因公护照的出访人,须报出入境管理科进行网上预约后,凭预约短信自行到省外办打指纹。

 

(三)由国际交流合作处上报学校有关部处领导和主管校领导审批,再上报广东省外事办审批。


(四)申报获批后,由出入境管理科代办护照、签证手续,所需时间为5个工作日至一个月不等,视各国使、领馆办理签证所需时日及文件往返所需时日而定;办理美国签证,未能豁免面谈且需要接受行政审查的申请人,须比一般的申请人预留多一个月以上的签证时间。


(五)出访手续(含审批、因公护照、签证手续)办理完毕,出入境管理科通知出访者到学校财务处通过校内转账或缴交现金的方式,缴纳签证费及境外保险费(如因签证需要已提前办理境外保险手续,则本项不用重复;如出访者选择自行购买境外保险,须提交境外保险保单复印件),由出访者本人领取因公护照(含签证及其他必备材料)。
若出访者本人在提交申请材料时未阅读《因公出访纪律要求》及在登记本上亲笔签名,则须在领取因公护照前补办此手续。
注意:
1. 国际交流合作处部门码:421,签证费、境外保险费项目代码:441158。
2. 签证费因出访国不同而不同,具体金额另行通知。
3. 境外保险费标准如下:
1-5天:82元/人,6-10天:173元/人,11-15天:245元/人,16-21天:337元/人,22-30天:475元/人,31-60天:931元/人,61-90天:1222元/人。
(六)出访者须在出访归来3天内将因公护照交回出入境管理科,个人不得保存因公护照。
注意:须在回国后7天内,提交内容简明的《因公出访团组情况通报》1份(具体格式请查看专栏:http://202.116.45.200/wsh/plus/list.php?tid=60)以及内容详细的《出访情况及成效报告》1份至出入境管理科。凡因公出国团组人员多于1人的,可以只提交内容汇总的《通报》及《报告》各一式1份。纸质版请加盖所在单位公章,电子版请发至邮箱:wsh4@scnu.edu.cn(请注意对邮件主题及附件名进行清晰命名)。


(七)回国后,如需到学校财务处报账,需备齐以下资料:邀请信、会议通知、因公护照首页/签证页/出入境章所在页复印件、登机牌原件等,以及财务处要求提交的其他材料。另需提供省外办签发的《任务批件》复印件(因公护照、《出访团组情况通报》、《出访情况及成效报告》交至出入境管理科后方可领取)。