用户指南

1

华南师范大学中国籍教职工赴国（境）外公务出差申报表

请在“出访内容”一栏声明邀请函并非通过中介机构或旅行社购买，由所在单位党政领导分别在表格签署意见和姓名，并加盖所在单位行政和党委公章。

原件一式3份

2

行程表

行程表不要出现“参观”、“考察”、“观摩”这些字眼及入住酒店等与公务无关的信息；中、外文电子版还须发至出入境管理科办证邮箱：wsh4@scnu.edu.cn;   邮件主题及附件命名要求同上（详见上文蓝色字体部分）。行政性出访一个国家时间须控制在5天以内（含5天），包括路程；二个国家8天以内（含8天），包括路程；一次出访不得超过两个国家。学术性出访时间要求可适当放宽。日程安排第一天须包括“离开中国大陆”，最后一天包括“到达中国大陆”。须详细写明：所有航班号及起飞、降落时间；每天上午、下午的具体公务内容；中转地、中转方式等详细信息；所有出访目的地和途径地，应写明所在国家/地区名称和城市名。可参考“行程安排模板”（详见“相关下载”专栏）。
  赴日本出访须提供“滞在予定表”原件(三个月有效),加盖公司章（方章）或法人章（圆章-内盖有株式会社字样），必须从日本国本土发出，本土文字，并译成中文，日文件、翻译件各一式5份。

一式4份

3

华南师范大学因公临时出国(境）费用预算表

回国后如需到校财务处报销出访费用需提供，须到学校财务处审核。

原件一式5份

4

因公临时出国人员备案表

所有项目按要求填写，“人员派出单位意见”一栏请勿签字盖章，其他栏目须详细填写、不留空

一式1份

5

邀请信

1、必须从受访国本土发出，本土文字或英文，并译成中文。中、外文
  邀请信各一式5份。邀请信上须有邀请人手写签名、邀请方的联系电话及详细通讯地址。中、外文邀请信电子版还须发至出入境管理科办证邮箱：wsh4@scnu.edu.cn；邮件主题请以“出访者姓名+出访国家名称”命名；附件请以“出访者姓名+文件名称（如‘邀请信’、‘签证用出访人员情况表’等）”命名。
  2、其中，出访日本，须提供“招聘理由书”原件(三个月有效),加盖公司章（方章）或法人章（圆章-内盖有株式会社字样），必须从日本国本土发出，本土文字，并译成中文，原件、翻译件各一式5份。国际会议或政府邀请，“招聘理由书”只盖方章；文化学术交流可盖私章（圆章），但须提供邀请人日文在职证明原件。
  3、出访韩国，邀请信原件中须写明邀请方的事业者登陆号码或固有号码，且须同时提供邀请方的事业者登陆证或固有代码证（事业者登陆证相当于韩方的营业执照，固有代码证相当于韩方的组织机构代码证）复印件1份。韩国邀请函（邀请函需附上赴韩日程表）上的邀请方信息必须跟事业者登陆证上的信息完全一致。

  注意：接外交部领事司关于《因公电子护照打印制作规范》的通知，新申办的因公电子护照信息录入时，如遇发音为“LV”（如“吕”）和“NV”（如“女”）的汉字，其护照上的拼音将分别改为“LYU”和“NYU”。因公团组国外邀请信上的人员拼音亦须按此规范执行，请在准备相关申签材料（机票订单、机票、酒店订单、保险单据等）时亦按上述规范的拼音书写要求办理。已颁发的姓名拼音带有“LV”“NV”的因公护照在其有效期内仍可继续使用，邀请信等其他材料上的人员姓名拼音，应与已颁发的因公护照上的姓名拼音一致。

中外文各5份

6

论文摘要

参加会议者，须提供参会论文摘要，论文被录用通知（中英文）

各一式3份

7

身份证复印件

须正反两面复印在同一张A4纸上；外地身份证须提供广州市户口本复印件一式2份；非广州市户口，须到人事处开具“在职证明”原件一式2份）。

一式2份

办理韩国签证共须提交3张身份证复印件

8

签证用个人出访情况表

按出访的国家，选择并填写表格，电子版请发至出入境管理科办证邮箱：wsh4@scnu.edu.cn；邮件主题及附件命名要求同上。

一式1份

9

护照相片彩色回执

须护照相片彩色回执1张，回执正面签名框内需正楷签名。

注意：持有有效因公护照者，免提交护照回执。有效因公护照：指距离出访任务结束时间，护照有效期仍在6个月以上；出访美国的，须确保距离出访任务结束时间，护照有效期仍在9个月以上。

1张

10

在职证明

年满60周岁的男性在职人员或年满55周岁的女性在职人员，须到人事处开具（校办、省外办审批处、省外办护照签证处各存留一份）。

原件一式3份

11

办理签证须提交的材料：请参照“各国签证要求”，与上述材料一同上交

1、“各国签证要求”是各国使、领馆对于签证申请者提出的要求，并非省外办或我校的要求；我校教职工所持的因公护照全称为“公务普通护照”，凡“各国签证要求”中注明“公务普通护照免签”的，则出访者不需提交相应的“签证材料”。
  2、《各国签证要求》中“相片”、“邀请信”、“其他必须材料”3个栏目中提及的以下材料需要出访者准备并交至出入境管理科（其他栏目要求的材料，原则上由出入境管理科准备）：
  A.相片：即签证用相片（不同于护照相片；相片背面用铅笔或圆珠笔清晰书写出访者姓名，请勿使用钢笔或水笔书写，以免墨水沾到相片正面），份数及规格参照《各国签证要求》中“相片”一栏的说明。
  B.邀请信：提及“原件”2字的，必须提交从受访国本土邮寄过来的邀请信原件（须有邀请人的亲笔签名；部分国家还要求邀请信原件中提及详细日程安排，或要求邀方加盖公章）；如遇到邀请方无法提供邀请信原件的情况，须由邀请方或出访者亲自与受访国驻华使、领馆联系，取得相应驻华使、领馆签证官“同意受理签证申请”的许可；并向出入境管理科提交书面《情况说明》，该说明中必须提供同意受理该签证申请的签证官的全名及联系电话，落款为出访者本人的亲笔签名。《情况说明》电子版请发至出入境管理科办证邮箱：wsh4@scnu.edu.cn；邮件主题及附件命名要求同上。
  “邀请信”一栏未提及“原件”2字的，则复印件或传真件即可。
  C.其他必须材料：
  《中文在职证明》请到人事处开具；《在职证明》、《派遣函》或《派出证明》未要求提交中文版的，则为外文版，外文版的由出入境管理科出具；
  提及出访方《组织机构代码证》的，由出入境管理科向校办申请（但出入境管理科没有权限为办理因私出国手续的教职工申请《组织机构代码证》）。
  提及“保单”的，如出访者已自行购买境外保险，请按要求提交保单；如出访者未有境外保险保单的，可由出入境管理科代。

3、申请美国签证面谈地点：美国驻广州总领事馆领事部客人出入口
  地址：天河区珠江新城华夏路,（靠近地铁3号线或5号线珠江新城站B1出口）
  4、申请英国签证打指模地址：珠江新城珠江西路5号广州国际金融中心22层

5、申请巴西签证自送签证材料地址：天河区珠江新城华夏路10号富力中心1403室巴西联邦共和国驻广州总领事馆

13

广东省因公出访纪律责任书

每个团组只需上交一份，上面需有团长及每位团员的签名

一式1份